Meer dan $2.000 bespaard vanaf dag één

Hun verhaal

Dance Avenue werd in 2023 opgericht met een heldere visie: een gastvrije plek creëren voor dansers van alle niveaus.

Na jarenlang lesgeven bij een andere studio besloten oprichters Vlad en Ramona Suta iets eigens op te bouwen, waarin sterke technische training samengaat met een levendige, ondersteunende danscommunity.

Maar zoals veel nieuwe studio's liepen ze al snel tegen een bekende uitdaging aan: het beheren van groei.

De uitdaging: handmatige systemen die niet meeschalen

In het begin betekenden beperkte middelen dat ze terugvielen op vertrouwde methoden: pen en papier.

In eerste instantie werkte dat prima.

Maar naarmate hun studio groeide, groeide ook de complexiteit.

Aanwezigheid bijhouden, lesinschrijvingen beheren en ledengegevens actueel houden werd steeds lastiger en tijdrovender. Er slopen fouten in en het zicht op hun onderneming was beperkt.

„We waren elke week uren bezig om de administratie bij te houden.”
„Dat ging ten koste van onze leerlingen en van de groei van de studio.”

Daar kwam bij dat ze geen duidelijke data hadden over aanwezigheidstrends of voorkeuren van leden, waardoor het moeilijk was om onderbouwde beslissingen te nemen.

Het keerpunt: zelf bouwen of kopen

Toen de druk toenam, stonden ze voor een belangrijke keuze:

Zelf een oplossing bouwen of een bestaand platform zoeken?

Een eigen systeem bouwen zou een flinke investering hebben gevraagd, zowel financieel als in ontwikkeltijd. Aan de andere kant waren de meeste bestaande oplossingen te duur of pasten ze niet bij hun specifieke behoeften.

Toen ontdekten ze Stepsy.

„Stepsy had alles wat we nodig hadden - abonnementen, check-ins, boekingen - en het was ontzettend makkelijk in gebruik. En het belangrijkste: het was vanaf dag één betaalbaar.”

De oplossing: een eenvoudig, all-in-one systeem

Met Stepsy kon Dance Avenue zijn processen vrijwel direct digitaliseren en automatiseren.

Naadloze ledenonboarding

Nieuwe leerlingen sluiten zich aan met een eenvoudige studiocode van 6 letters in de mobiele app, maken hun profiel aan en gaan binnen enkele seconden van start, zonder handmatige invoer.

Digitale check-ins en aanwezigheidsregistratie

Leden checken rechtstreeks vanaf hun telefoon in, waardoor de studio de aanwezigheid in realtime volgt en handmatige fouten verdwijnen.

Lesroosters en boekingen

Hun volledige dansrooster staat nu online, met eenvoudige boekings- en wachtlijstfuncties die helpen de lessen vol te houden.

Abonnementen en automatische facturatie

Terugkerende abonnementen en lesbetalingen worden automatisch afgehandeld, waardoor handmatig bijhouden en nabellen niet meer nodig zijn.

De resultaten: tijd bespaard, kosten verlaagd, groei ontsloten

Binnen enkele maanden was het effect duidelijk.

• Meer dan $2.000 bespaard door maatwerkoplossingen te vermijden
• Elke week uren administratief werk geëlimineerd
• Nauwkeuriger bijhouden van aanwezigheid en leden
• Betere lesbezetting dankzij boekingen en wachtlijsten

„Stepsy is een gamechanger voor ons geweest. We hebben eindelijk tijd om ons te richten op onze leerlingen en op de groei van de studio.”

Verder dan de dagelijkse processen: nieuwe kansen

Doordat alles gecentraliseerd is, ontsloot Dance Avenue ook nieuwe manieren om te groeien:

• Betere communicatie met leden via de ingebouwde CRM-tools
• Extra omzet via de geïntegreerde webshop
• Helder inzicht in hun onderneming met rapportages en analyses

Tot slot

Voor Dance Avenue ging de overstap naar een modern studiomanagementplatform niet alleen om gemak, het was een keerpunt.

Ze verlaagden hun kosten, bespaarden tijd en legden een stevige basis voor groei.

Als jij een dansstudio runt en nog steeds op handmatige processen vertrouwt, is hun verhaal een duidelijke herinnering:

Het juiste systeem vereenvoudigt niet alleen je processen, het transformeert je onderneming.